home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Software of the Month Club 1998 June / Software of the Month Club 1998 June.iso / pc / dos / biz / ezmoney / ezm.man < prev    next >
Text File  |  1998-04-15  |  24KB  |  409 lines
  1.             WaverlyStreet Easy Money version 1.8 USER'S MANUAL
  2. -----------------------------------------------------------------------------
  3. Note: if you have not already done so, you might want to print this manual on
  4. paper. If you are reading it on screen from the Easy Money installation or
  5. help utility, press <P> to print it out. (It is only about 7 pages long).
  6.  
  7. -----------------------------------------------------------------------------
  8. Getting started - an introductory lesson
  9. -----------------------------------------------------------------------------
  10. When you start Easy Money for the very first time, the blank "reminder" screen
  11. comes up, along with a note that no editor has been specified on the command
  12. line. For now, press any key to clear this and get to the main screen. The top
  13. line of the screen shows all the available command options. Keys that "work"
  14. at a given screen are shown in brackets like so: <ESC> (the escape key), <F1>
  15. (the F1 key), <INS> (the insert key), and so on. Just to the right of <ESC>,
  16. there are four tiny arrows. These indicate which of the "arrow" keys on your
  17. keyboard "work" at a given screen. Press the right arrow key, and the Category
  18. box on the right side of the screen shifts color to indicate that it is "on".
  19. Notice that the right arrow is no longer shown on the top line. This is
  20. because the right arrow key does not do anything in the Category box. Press
  21. the left arrow key to return to the main screen. Notice that <TAB> is an
  22. option at the main screen. Press it, and more main screen command options will
  23. be shown.
  24.  
  25. The very first thing you need to do in order to use Easy Money is to set up
  26. some income/expense Categories. For introductory purposes, please set up three
  27. categories called "Shelter", "Wages" and "Taxes", as follows:
  28.  
  29. 1)     Press the right arrow key to turn the Category box "on".
  30.  
  31. 2)     Press <INSERT>. Type 'Shelter' for the category name, and press
  32.        <ENTER>. Type 'sh' for the two-letter code, and press <ENTER> again.
  33.  
  34. 3)     Do the same for 'Wages'. Use 'wa' for the two-letter code.
  35.  
  36. 4)     Do the same for 'Taxes'. Use 'tx' for the two-letter code.
  37.  
  38. (Note - none of this need be permanent. You can edit and delete records and
  39. categories at any time. For the introductory lesson, however, please make
  40. exactly the categories noted above.)
  41.  
  42. You should now have three new categories displayed in alphabetical order in
  43. the category box. Press the left arrow key to return to the main screen.
  44.  
  45. Now, let's pretend that you have just spent some money on your house or
  46. apartment, and wish to record it. Press <INSERT> at the main screen), to add a
  47. new record. A box will pop up inquiring if the new entry is Expense or Income.
  48. Since most records will probably be expenses, the default response is Expense
  49. - any key other than <I> will make the entry an expense. (To record income,
  50. you must press the <I> key.) So press a key... the Category box will turn
  51. "on". Use the up and down arrow keys to select the SH Shelter category, and
  52. press <ENTER>. Another box will pop up, showing the new entry as it is shaping
  53. up so far. The current date should be displayed below the category. (Note: if
  54. the date shown is not the current date, then you need to adjust your
  55. computer's system date. Refer to your DOS or Windows manual for instructions.)
  56. To accept the current date, press <ENTER>, or if the expense was a few days
  57. ago, type in that date. (When the correct date is shown, press <ENTER>.) Now
  58. you are prompted for the amount... type it in and press <ENTER>. Finally, type
  59. in a note describing the expense. The note field is not very long, so be brief
  60. and explicit. When the note is complete, press <ENTER>. The complete entry is
  61. displayed for final review. Press <N> to abort it, any other key to accept it.
  62. The new entry will be added to the current year's data file, and the main
  63. screen re-displayed.
  64.  
  65. Continuing with the introductory lesson... try out the Macro utility by
  66. pressing <F3> at the main screen. The first item on the macro menu is Play
  67. Macro. Press <ENTER> to accept this. Press <ENTER> again to accept the default
  68. macro name, 'standard.mcr'. Press <ENTER> again to accept the current date.
  69. Finally, press any key other than <N> to play the macro. Five sample entries
  70. should be automatically posted in turn, and the program will return to the
  71. main screen.
  72.  
  73. Now, if you created the sample categories noted above, you should have six
  74. entries and three categories on screen. Press the right arrow to turn on the 
  75. category box. Arrow down to TX Taxes, and press <ENTER>. Only those records in 
  76. the TX category will be displayed.
  77.  
  78. Press the left arrow to return to the main screen, to check out the reports
  79. section. Press the <TAB> key to toggle the top line function bar to the second
  80. set of available options. There, you will be shown that <F4> runs the reports
  81. section. (Note: you do not need to press <TAB> in order for <F4>, or the other
  82. secondary options to work.) Press <F4>. For now, press <A> to include all
  83. categories. Now enter the beginning month, <ENTER>, ending month, <ENTER>, <F>
  84. for full report. Press any key other than <Y> to skip adding a note, and soon
  85. your report will be displayed. Please try out all the options offered at the
  86. bottom of the screen.
  87.  
  88. Now that you have been introduced to the program, you can try out the delete
  89. functions to remove the sample categories, and then start adding your own!
  90.  
  91. To conclude the introductory lesson, press <F10> at the main screen to run the
  92. setup utility, and try out all the options there too.
  93.  
  94. -----------------------------------------------------------------------------
  95. Setting up and editing categories
  96. -----------------------------------------------------------------------------
  97. Easy Money (EZM) organizes records according to categories that you create.
  98. The categories can be anything you want: "food", "shelter", "hobby", etc. To
  99. set up categories, press the right arrow at the main screen. The category box
  100. on the right side of the screen will shift colors to indicate that it is "on".
  101. Notice that there is now a new set of function key assignments at the top of
  102. the screen. To add a new category, press <INSERT>. You will be prompted to
  103. enter in a name. The name may be up to 16 characters long. Next, you must
  104. enter in a two-character category code. (Note - the program sorts and displays
  105. the categories according to the alphabetical order of the CODES, not the
  106. NAMES. Also, codes need not be only the letters of the alphabet - numbers and
  107. punctuation marks can also be used. You may use this to arrange your category
  108. list however you want (experiment!)). Once you have entered the code press
  109. <ENTER>. The category list will be updated, sorted, and re-displayed.
  110.  
  111. You may edit category names and codes by pressing <F3> while the category list
  112. is "on". The list will again change color. Use the arrows and page up / page
  113. down to select the category in question, and press <ENTER>. Change the name
  114. and press <ENTER>, or press <ENTER> to leave it alone and go to the code.
  115. Change the code (if desired). When you are done with the code, press <ENTER>
  116. once again. EZM will now replace the old category name/code in the category
  117. file, and in all the records associated with that category.
  118.  
  119. To delete a category, press <DELETE> while the category list is "on". The list
  120. will change color. Use the arrows and page up / page down to select the
  121. category in question, and press <ENTER>. EZM will remove the category from the
  122. category file, and then prompt you for instructions on what to do with the
  123. newly "orphaned" records. If you chose to delete them, you must press <Y> two
  124. times in a row. DELETED RECORDS CANNOT BE RECOVERED - THERE IS NO "UNDELETE"
  125. FUNCTION. You may, however, chose not to delete. The records will still exist,
  126. but they won't ever show up on any printed reports. To make the "orphans"
  127. re-appear on reports, just re-create the category (or any category with the
  128. same category code).
  129.  
  130. You may merge two categories into one as follows: 1) Edit the obsolete
  131. category name and code to be exactly the same as the one with which you wish
  132. to merge. 2) Delete one of the two duplicate category designations, being
  133. careful NOT to delete the records too!
  134.  
  135. -----------------------------------------------------------------------------
  136. Adding new records
  137. -----------------------------------------------------------------------------
  138. Once you have your categories set up, adding records is extremely quick and
  139. easy. At the main screen, press <INSERT>. If you are recording money IN, press
  140. <I>, for income. (Press any other key for an expense). Next, the category box
  141. will change color. Use the arrows and page up / page down to select the
  142. appropriate category, and press <ENTER>. To accept the default (current) date,
  143. press <ENTER> again. Type in the amount and press <ENTER>. The note for the
  144. very last entry you made will be displayed. You may press the up or down arrow
  145. keys to scroll through past notes, and use one over again, modify one, or type
  146. over it to make a new note. Once the note is as you want it, press <ENTER>
  147. again. The complete new entry will be displayed for your approval. Press any
  148. key other than <N> to accept it, <N> to reject it. That's it!
  149.  
  150. -----------------------------------------------------------------------------
  151. Editing / deleting records
  152. -----------------------------------------------------------------------------
  153. To edit a record, use the arrows and page up / page down to point to the
  154. desired line, and press <ENTER>. Now use the arrow keys to point to the item
  155. you wish to change, and press <ENTER>. Modify the field, and press <ENTER>
  156. when done. When everything is as you want, press <F2> to save the revised
  157. record. If you wish to abandon your changes, press <ESCAPE>. To delete the
  158. record, press <DELETE>. (Note that when you edit an expense record's amount
  159. field, the preceeding "-" (minus sign) needs to remain there to make it a 
  160. negative amount.)
  161.  
  162. -----------------------------------------------------------------------------
  163. Reviewing records on screen
  164. -----------------------------------------------------------------------------
  165. You may browse through all the current records by using the arrow keys, page
  166. up / page down, and the home and end keys. To narrow your view to only the
  167. records within a certain category, press the right arrow at the main screen.
  168. The category box will change color. Use the arrows and page up / page down to
  169. select the appropriate category, and press <ENTER>. In this mode, you will be
  170. able to see the entire note field (which is cut short on the main screen). You
  171. may edit and delete records just as if you were at the main screen.
  172.  
  173. -----------------------------------------------------------------------------
  174. Searching records
  175. -----------------------------------------------------------------------------
  176. At the main screen, press <F6> to search all your records for a particular
  177. word, or the first part of a word. The program will search the note field of
  178. all of the current year's records, and when the target word is found, will
  179. display the full record on screen. Press <ENTER> to resume searching, <ESC> to
  180. stop.
  181.  
  182. -----------------------------------------------------------------------------
  183. Data years
  184. -----------------------------------------------------------------------------
  185. EZM keeps a data file, a category file, and a note file for each calendar
  186. year. When the program starts, the current year's data is selected by default.
  187. The first time the program is run in any given year, new files (empty files)
  188. will automatically be created. If there is an existing category list from the
  189. prior year, and you wish to continue with the same categories in a new year,
  190. DO NOT manually create any categories when the year changes! Instead, start
  191. the program and press <F9> to change data years. Press the down arrow once to
  192. go to the prior year, and press <ENTER>. Now press <F9> again, and select the
  193. current (default) year. Press <Y> when the program asks if new files should be
  194. created. The old category list will be copied, and become the basis for new
  195. year's list. The new category list is completely separate from the past year's
  196. list. You may delete or add categories to one year, without having any effect
  197. on any other year.
  198.  
  199. To work with a previous year's data, press <F9> at the main screen, and use
  200. the arrow keys to scroll backwards. Press <ENTER> when the desired year is
  201. indicated. If there are no files found, you will be prompted to either back
  202. out, or have the program create new files. If you chose to create new files,
  203. the category file for the year you were just looking at will be copied over.
  204.  
  205. -----------------------------------------------------------------------------
  206. Generating reports
  207. -----------------------------------------------------------------------------
  208. Press <F4> at the main screen to launch the reports utility. Now press either
  209. <A>, to include all categories, or <S> to build a special list of categories
  210. just for this report. Once your categories are selected, enter in the starting
  211. month, and then the ending month.
  212.  
  213. Next, you are given the oportunity to send the output to a comma-delimited
  214. export file. For more information on this, skip to the the next section, "Data
  215. export". The default choice here is "no"...
  216.  
  217. Next, select either a summary report, or the larger full report. All reports
  218. (except comma-delimited format) are initially sent to the built-in file
  219. browser. The browser can print to any port or file, includes a search
  220. function, and can import and append another text file to your report.
  221.  
  222. If you wish to quickly add a few notes to the report before printing it,
  223. select print to screen, then press <E> (while in the file browser) to start
  224. your external text editor.
  225.  
  226. -----------------------------------------------------------------------------
  227. Data export - (comma-delimited output)
  228. -----------------------------------------------------------------------------
  229. With version 1.8, Easy Money data may be exported in a comma-delimited text
  230. format, for import into spreadsheets, word processing programs, or any other
  231. applications that will read comma-delimited text.
  232.  
  233. Each record is written to a single line, in the following format:
  234.  
  235.      "[date]","[two-letter category code]","[amount]","[note]"CRLF
  236.  
  237. ...where the date is expressed as a string (MM-DD-YYYY or DD-MM-YYYY), the
  238. amount as a string representation of the number (with a preceeding "-" if
  239. negative), and the note just as you type it (except that any double quotation
  240. marks are removed and replaced by spaces).
  241.  
  242. When comma-delimited output is selected, you are prompted for an output file
  243. name. Type in a complete path & file name. If the file already exists, the
  244. current output will be appended to the end of the file. Note that in this way
  245. you may generate output that SPANS MULTIPLE YEARS. For example, suppose you
  246. wish to do a spreadsheet showing April '96 through March '97. Press <F9> at
  247. the main screen, and change the data year to 1997. Then do a report, selecting
  248. a beginning month of 1, and an ending month of 3. Select comma-delimited
  249. output, and write to file c:\96-97.txt . Now press <F9> again, and change the
  250. data year to 1996. Make a report, beginning month 4, ending month 12, and
  251. select comma-delimited. Easy Money will have remembered your last file name,
  252. C:\96-97.TXT so all you have to do is press <ENTER> to accept it. Now, from
  253. your spreadsheet program, import the file C:\96-97.TXT and do charts and
  254. graphs to your heart's content.
  255.  
  256. -----------------------------------------------------------------------------
  257. Macro files - (automatic data entry)
  258. -----------------------------------------------------------------------------
  259. Some of your expenses are probably identical (or nearly so) at regular
  260. intervals; the most obvious example being all those payroll deductions your
  261. employer makes for you. Rather than making a number of individual entries each
  262. time you get a paycheck, you can write a Macro File which will do most of that
  263. repetitive work for you.
  264.  
  265. To help with creating your own macro files, a template file is included,
  266. called 'template.mcr'. Once you have gone through the introductory lesson, and
  267. run the sample 'standard.mcr', you will want to make your own macro file(s).
  268. To do this, proceed as follows:
  269.  
  270. 1)     At the main screen, press <F3> to bring up the macro menu.
  271.  
  272. 2)     Select the third item, Make New Macro, and press <ENTER>
  273.  
  274. 3)     Your external editor will start, and open the file 'template.mcr'.
  275.  
  276. 4)     Immediately use your editor's "save as" function to save the template
  277.        as a file called 'standard.mcr' (over writing the sample 'standard.mcr'
  278.        file). Now work with the new 'standard.mcr', and leave the template
  279.        file intact for later.
  280.  
  281. 5)     Follow the instructions in the template file to create your own macro
  282.        files.
  283.  
  284. In case you have lost the sample and template, here is the basic macro file
  285. format: Plain ASCII. Three lines per entry; category code, amount, note.
  286. Sample entry for $ 100 expense on shelter:
  287.  
  288. sh
  289. -100
  290. lost my template file!
  291.  
  292. Once you have created a macro file, make sure you test it carefully. Run a
  293. report and check to make sure all the information is being recorded properly.
  294.  
  295. Note that even if the dollar amounts vary from paycheck to paycheck, it will
  296. probably still be quicker to run a macro and then edit the entries, rather
  297. than to make individual entries.
  298.  
  299. -----------------------------------------------------------------------------
  300. Setup
  301. -----------------------------------------------------------------------------
  302. There are a number of user-defined characteristics of EZM that you may modify
  303. by using the SETUP utility. To start SETUP, press <F10> at the main screen.
  304. Select a SETUP option with the arrow keys and <ENTER>. Press <ESCAPE> to leave
  305. setup and save all configuration information.
  306.  
  307. USER NAME: Enter in your name as you would like for it to appear on Easy Money
  308. reports.
  309.  
  310. PRINT X LINES PER PAGE: Specify a number of lines to print between form feeds,
  311. for the file browser print utility.
  312.  
  313. PASSCODE: If the passcode is set to anything other than 0, then the program
  314. will require that the correct passcode be entered upon start-up. The passcode
  315. may be up to four characters long, and each character must be one of the
  316. numbers 0 through 9.
  317.  
  318. CURRENCY CHARACTER: Change this to whatever character you wish to have
  319. represent money.
  320.  
  321. SCREEN COLORS: Select this item to run the color configuration utility. To
  322. modify an item, move the pointer to it and press <ENTER>. The color will be
  323. changed to the next highest color number. (0 through 7 for backgrounds, 0
  324. through 15 for foregrounds.) Once you have the colors the way you want them,
  325. select "Save these colors and EXIT". You may also return to the default
  326. colors. (Note: you must "save" the default colors too.)
  327.  
  328. DATE FORMAT: select from either MM-DD-YY or DD-MM-YY date formats.
  329.  
  330. SCRATCH FILE PATH: Certain EZM functions make extensive use of temporary
  331. files. If you have a RAM drive set up on your computer, you may experience
  332. some increased performance by directing EZM to use the RAM drive for these
  333. "scratch" files. The RAM drive needs to be larger than your largest
  334. [YYYY]EZM.DAT file. The path you type in must end in a backslash ( \ ). See
  335. your DOS manual for information on RAMDRIVE.SYS.
  336.  
  337. REMINDER UTILITY: EZM incorporates a (completely un-related) little utility to
  338. help make sure that you don't forget up to 10 "VERY IMPORTANT BITS OF
  339. INFORMATION". You may toggle the reminder utility to run either every time you
  340. start the program, not at all, or only every time you start the program in a
  341. new month (my favorite). To toggle the operational mode, select Show
  342. Reminders: and press <ENTER>. To enter a new, or edit an existing reminder,
  343. point to it and press <ENTER>. Work on the date, press <ENTER>, and then do
  344. the note (and press ENTER).
  345.  
  346. -----------------------------------------------------------------------------
  347. External text editors
  348. -----------------------------------------------------------------------------
  349. In certain areas of the program, you may call up an external text editor to
  350. modify reports, or to create and modify macro files. The external editor is
  351. specified on the DOS command line, or in a Windows program item command line
  352. field, in this format: ezm [complete path and filespec for editor executable].
  353. Note the space between the ezm call and the editor call. For example, to use
  354. the READ editor with Easy Money, type:
  355.  
  356.      ezm read
  357.  
  358. on the command line. If no editor is specified on the command line, Easy Money
  359. will attempt to use EDIT. (EDIT was furnished with MS-DOS version 5 on (I
  360. believe)) EDIT is not particularly satisfying, but works OK as long as your
  361. reports are not large. Eventually however, you will experience "out of memory"
  362. errors when calling EDIT. I have found that a shareware editor called READ
  363. works excellently for this purpose. READ can be found on the internet at
  364. http://users.aol.com/wellscom/ , or at any of the major shareware archives.
  365.  
  366. -----------------------------------------------------------------------------
  367. Miscellaneous functions
  368. -----------------------------------------------------------------------------
  369. KEEP NOTES: Maintain a free-form text journal for each year by pressing <F2>
  370. at the main screen.
  371.  
  372. CALCULATOR: At the main screen, or while viewing a specific category of
  373. records, you may press the space bar to pop-up a very simple calculator. To
  374. use the calculator, type in the first value and press <ENTER>. Now use the
  375. down arrow key to scroll through functions. The calculator can add, subtract,
  376. multiply, and divide. When the desired function symbol is displayed, press
  377. <ENTER>. Now type in the second value, and press <ENTER> a third time. The
  378. whole little math problem and the answer are displayed. Press <Y> to do
  379. another calculation using the product of the last one as the first value.
  380. Press any other key to quit the calculator.
  381.  
  382. BACKUP FILES: At the main screen, press <F7> to run the backup utility. Have a
  383. floppy disk ready, and press the letter of the floppy drive. This will copy
  384. all files with .DAT and .MCR extensions to the floppy drive for safekeeping.
  385. Should your hard disk files be destroyed somehow, you may copy the backup
  386. files back into the EZMONEY directory. (Read your DOS or Windows manual for
  387. instructions on how to do this.)
  388.  
  389. RE-SORT the data file: Press <F5> at the main screen to re-sort the current
  390. data file. Records are sorted according to date and category code. During
  391. normal operation, new records are placed in order as they are entered. The
  392. only way that records would get out of order is if you were to edit them and
  393. change either the date or the category.
  394.  
  395. -----------------------------------------------------------------------------
  396. Upgrading from a previous version (1.4 and prior, non-US users)
  397. -----------------------------------------------------------------------------
  398. If you have been using a previous version, and you are in a country where the
  399. the preferred date format is DD-MM-YY, there is a data converter available
  400. which will change the dates around in your old records for you. This utility
  401. is available at the WaverlyStreet web site, or write and ask for it. Either
  402. way, it's free.
  403.  
  404. -----------------------------------------------------------------------------
  405.    Easy Money  Copyright (C) WaverlyStreet, 1996-98. All Rights Reserved.
  406. -----------------------------------------------------------------------------
  407.         WaverlyStreet, P.O. Box 14249, Columbus, Ohio, 43214 (US)
  408. ----------------------------------------------------------------------------- 
  409.